Objectif assigné
Maximiser le taux d’occupation de l’agenda sans double réservation ni créneau mort.
Retour aux cas
Santé · Dentisterie
Comment un agent autonome élimine 80 % de la gestion manuelle des rendez-vous dans les cabinets dentaires
Le problème
Un accueil saturé qui recopie des données entre l’agenda et le logiciel de cabinet ; des créneaux perdus à cause des annulations de dernière minute et des rendez-vous manqués. Le coût humain : jusqu’à 3 heures par jour de téléphone et de clavier qui ne sont pas du soin au patient.
La limite du logiciel traditionnel
Le logiciel de cabinet n’a pas d’API ; les RPA se brisaient à chaque mise à jour des écrans, et un chatbot de rendez-vous ne comprend pas « le médecin m’a dit de revenir quand le traitement serait terminé ».
CLIENT
Réseau de dentistes et de cabinets dentaires (11 cabinets, anonymisé)
TYPE D’AGENT
Agent d’opérations — rendez-vous, rappels et reprogrammation
STACK INTÉGRÉE
- Logiciel de gestion de cabinet legacy (sans API)
- WhatsApp Business
- Agenda et calendrier
- SMS
INDICATEUR CLÉ
−80 % de gestion manuelle des rendez-vous
−75 % de rendez-vous manqués
Architecture de l’agent
Raisonnement et planification
En cas d’annulation, il recalcule l’agenda et réaffecte les patients de la liste d’attente selon la priorité clinique et la proximité.
Usage des outils
Il lit et écrit dans le logiciel de cabinet via la couche d’intégration de JR2, dialogue par WhatsApp et SMS, et synchronise l’agenda.
Human-in-the-loop
Les nouveaux patients et les changements de plan de traitement sont proposés, mais c’est l’accueil qui les confirme d’un clic.
Le flux de l’agent
INPUTMessage du patient
02Identifie le patient et l’intention
03Consulte l’historique et l’agenda
04Propose le créneau optimal
OUTPUTConfirme, enregistre et programme les rappels
Résultats
Efficacité
−75 % de rendez-vous manqués et chaque rendez-vous traité en quelques secondes.
Impact financier
60 heures/mois récupérées, soit l’équivalent de 1.800 €/mois.
Équipe
L’accueil est de nouveau auprès du patient présent en face de lui.
La parole du client
« Nous avions peur de confier l’agenda à une IA ; aujourd’hui elle en gère 90 % sans supervision. »
Votre équipe a-t-elle un processus de ce type ?
Parlez-nous-en et nous vous montrerons comment un agent sur mesure le résoudrait, intégré à ce que vous utilisez déjà.
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