Saúde · Odontologia

Como um agente autónomo elimina 80% da gestão manual de marcações em clínicas dentárias

O problema

Receção saturada a copiar dados entre a agenda e o programa clínico; vagas perdidas por cancelamentos de última hora e faltas. A dor humana: até 3 horas por dia de telefone e teclado que não são atendimento ao paciente.

O limite do software tradicional

O programa clínico não tem API; os RPA partiam-se a cada atualização de ecrãs e um chatbot de marcações não percebe «o doutor disse-me para voltar quando acabasse o tratamento».

CLIENTE

Rede de dentistas e clínicas dentárias (11 clínicas, anonimizado)

TIPO DE AGENTE

Agente de operações — marcações, lembretes e remarcações

STACK INTEGRADO

Software de gestão clínica legacy (sem API)
WhatsApp Business
Agenda e calendário
SMS

MÉTRICA ESTRELA

−80% de gestão manual de marcações

−75% de faltas

Arquitetura do agente

Objetivo atribuído

Maximizar a ocupação da agenda sem marcações duplicadas nem vagas mortas.

Raciocínio e planeamento

Perante um cancelamento, recalcula a agenda e realoca pacientes da lista de espera por prioridade clínica e proximidade.

Uso de ferramentas

Lê e escreve no software clínico através da camada de integração da JR2, conversa por WhatsApp e SMS, e sincroniza a agenda.

Human-in-the-loop

Os pacientes novos e as alterações de plano de tratamento são propostos, mas confirmados pela receção com um clique.

O fluxo do agente

INPUTMensagem do paciente

02Identifica paciente e intenção

03Consulta histórico e agenda

04Propõe a vaga ótima

OUTPUTConfirma, regista e agenda lembretes

Resultados

Eficiência

−75% de faltas e gestão de cada marcação em segundos.

Impacto financeiro

60 horas/mês recuperadas, equivalentes a 1.800 €/mês.

Equipa

A receção volta a estar com o paciente que tem à frente.

A voz do cliente

«Tínhamos receio de deixar a agenda nas mãos de uma IA; hoje gere 90% sem supervisão.»

— Direção da clínica

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