Obiettivo assegnato
Massimizzare l’occupazione dell’agenda senza doppie prenotazioni né slot morti.
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Sanità · Odontoiatria
Come un agente autonomo elimina l’80% della gestione manuale degli appuntamenti nelle cliniche dentali
Il problema
Reception sovraccarica nel copiare dati tra l’agenda e il programma clinico; slot persi per cancellazioni dell’ultimo minuto e mancate presentazioni. Il costo umano: fino a 3 ore al giorno tra telefono e tastiera che non sono assistenza al paziente.
Il limite del software tradizionale
Il programma clinico non ha API; gli RPA si rompevano a ogni aggiornamento delle schermate e un chatbot per gli appuntamenti non capisce «il dottore mi ha detto di tornare quando avessi finito il trattamento».
CLIENTE
Rete di odontoiatri e cliniche dentali (11 cliniche, anonimizzato)
TIPO DI AGENTE
Agente operativo — appuntamenti, promemoria e riprogrammazione
STACK INTEGRATO
- Software gestionale clinico legacy (senza API)
- WhatsApp Business
- Agenda e calendario
- SMS
METRICA CHIAVE
−80% di gestione manuale degli appuntamenti
−75% di mancate presentazioni
Architettura dell’agente
Ragionamento e pianificazione
Di fronte a una cancellazione, ricalcola l’agenda e ricolloca i pazienti della lista d’attesa per priorità clinica e vicinanza.
Uso degli strumenti
Legge e scrive nel software clinico attraverso il livello di integrazione di JR2, conversa su WhatsApp e SMS e sincronizza l’agenda.
Human-in-the-loop
I nuovi pazienti e le modifiche al piano di trattamento vengono proposti, ma li conferma la reception con un clic.
Il flusso dell’agente
INPUTMessaggio del paziente
02Identifica paziente e intento
03Consulta storico e agenda
04Propone lo slot ottimale
OUTPUTConferma, registra e programma i promemoria
Risultati
Efficienza
−75% di mancate presentazioni e ogni appuntamento gestito in pochi secondi.
Impatto finanziario
60 ore/mese recuperate, equivalenti a 1.800 €/mese.
Team
La reception torna a stare con il paziente che ha davanti.
La voce del cliente
«Avevamo paura di lasciare l’agenda nelle mani di un’IA; oggi ne gestisce il 90% senza supervisione.»
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